Communicatie in de zorg: methoden en tips om professioneel te communiceren met collega’s
Tijdens een werkdag wordt er veel gecommuniceerd. Collega’s onder elkaar over hun weekend, doelgericht voor de overdracht of samenwerkend via feedback. Hoe zorg je met elkaar voor goede, onbelemmerde communicatie in de zorg?
Even overleggen of elkaar vertellen wat je de vorige dag hebt beleefd; het is dagelijkse kost. Hoe klein het ook is, het dient wel een doel. Bijvoorbeeld een betere verstandhouding, nauwere samenwerking, het bieden van goede zorg tot het nemen van een gezamenlijk besluit. Communicatie in de zorg is een doorlopend proces waarbij continu informatie wordt uitgewisseld met een doel.
Communicatie in de zorg: de basis
In de basis gaat elke communicatie uit van een zender, ontvanger, middel en een boodschap. Wie zegt iets (zender), wat wordt gezegd (boodschap), via welk kanaal wordt de boodschap overgebracht (middel) en voor wie is de boodschap bedoeld (ontvanger)? Soms vraagt of zegt de ontvanger iets nadat de zender de boodschap heeft overgebracht, dit noem je feedback.
Nadat de ontvanger de boodschap heeft gehoord of gelezen treedt er een intern proces in werking. De boodschap wordt gecombineerd met de herinneringen, gedachten en gevoelens van de ontvanger. Dit vormt een ‘interne reactie’ waarna de ontvanger een reactie, dus feedback kan geven. Soms volgt daarop opnieuw een reactie van de zender richting de ontvanger, ook wel terugkoppeling genoemd.
Belang van goede communicatie in de zorg
Tijdens communicatie vertaalt en interpreteert de ontvanger dus de boodschap. Dit doet hij aan de hand van wat de zender zei met de verbale (woorden) en non-verbale (lichaamstaal) communicatie. Soms lijkt de ontvanger iets heel anders gehoord te hebben dan de zender bedoelde of zelfs zei. Dit heet ‘ruis’. De zender gebruikt bijvoorbeeld woorden die de ontvanger niet kent of de ontvanger is met zijn hoofd nog bij de vergadering van vanmorgen. Hier wordt de communicatie gestoord door de innerlijke toestand van de ontvanger. Ook externe ruis is mogelijk, wanneer er bijvoorbeeld veel lawaai op de locatie is.
Zowel innerlijke als externe ruis staat goede communicatie in de zorg in de weg. Dit kan voor onduidelijkheid zorgen waardoor collega’s maar gaan doen wat zij denken dat goed voelt. Ook collega’s kunnen zich ongehoord, gefrustreerd en/of veroordeeld voelen waardoor er een negatieve sfeer ontstaat. Met als gevolg dat de zorg voor cliënten en patiënten eronder kan gaan lijden. Door onbelemmerd met elkaar te communiceren, kun je beter samenwerken en betere zorg bieden aan cliënten en patiënten.
Communicatiemethoden zorg
Goede communicatie in de zorg valt of staat met het juiste communicatiemiddel. Hier is eerst de scheiding van oppervlakkige en doelgerichte communicatie nodig. Wanneer collega’s elkaar bijpraten tijdens de koffie, bouwen zij aan de onderlinge relatie en is een kort praatje face-to-face gebruikelijk. Maar wanneer collega’s vergaderen of een korte feitelijke vraag via de mail stellen, communiceren zij doelgericht. Beiden zijn nodig om onbelemmerd te kunnen communiceren.
Op een rij:
• Praten tijdens de koffie, een (online) overleg of op de gang = zowel oppervlakkig als doelgericht
• Lichaamstaal via een glimlach of aanraking = meestal oppervlakkig
• Schrijven in een e-mail, nieuwsbrief, Whatsapp of digitaal platform = vaak doelgericht
Communicatie zorg digitaal
Welke communicatiemethode je in de zorg gebruikt, hangt dus helemaal af van wat je wilt bereiken. Een digitaal platform is bijvoorbeeld een ideaal online middel voor doelgerichte communicatie in de zorg. Een voorbeeld hiervan is MyMonk. Dit is behalve een online leeromgeving ook een digitale plek waar collega’s in de zorg groepen kunnen aanmaken, berichten kunnen sturen en blogs kunnen plaatsen, als een intern sociaal netwerk. Zo inspireren zij elkaar.
Onbelemmerd communiceren: 3 tips
Of je nu bijpraat op de gang, een overleg bijwoont of een vraag stelt via MyMonk – in alle gevallen is het handig als je ruis voorkomt. Hoe doe je dat? Gebruik deze drie tips.
1. Gebruik goede gesprekstechnieken
‘Gebruik LSD’ is een makkelijke vuistregel voor onbelemmerd communiceren. Dit betekent Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Wie goed luistert naar collega’s laat zien dat je erbij bent en de aandacht hebt. De collega voelt zich gehoord en wordt gestimuleerd om verder te vertellen. Daarnaast helpt doorvragen waarmee je je collega helpt gedachten, ideeën, meningen en gevoelens onder woorden te brengen. Vragen kunnen bijvoorbeeld zijn: hoe bedoel je dat? Wat maakt het voor jou zo ingewikkeld? Kun je een voorbeeld geven?
2. Leer feedback geven en ontvangen
Feedback is informatie uitwisselen over het gedrag of een houding van iemand. Dit kan zowel positieve als negatieve informatie zijn, maar gaat altijd over iets dat de ontvanger kan veranderen. In professionele situaties zul je regelmatig feedback ontvangen. Dit is heel waardevol, omdat je informatie aangereikt krijgt waarmee jij je kunt ontwikkelen. Probeer daarom de feedback zo specifiek mogelijk te krijgen en vraag eventueel om toelichting. Jij kunt er namelijk je voordeel mee doen.
3. Geef effectief leiding aan een team
Bij het leidinggeven aan een team kruip je in verschillende rollen om alles goed te managen. Er zijn verschillende stijlen en benodigde leiderschapsvaardigheden, maar welke pas je toe in welke situatie? Om effectief leiding te geven, kun je je rol afstemmen op de medewerker. Een beginner stuur je anders aan dat een ervaren kracht. Maar ook een ervaren kracht die je een nieuwe taak geeft, heeft in het begin soms extra begeleiding nodig. Naast de ervaring van de medewerker bepaalt ook de taak hoe je een medewerker aanstuurt.
